imagem de vários carros estacionados

Como funciona o contrato de locação de veículo para frota

Investir em veículos novos para a frota nem sempre é algo que toda empresa pode realizar, já que o valor gasto seria muito alto e nem todo empresário consegue arcar com esses custos, especialmente nos primeiros anos de empresa aberta. Para isso, uma solução que ajuda a diminuir custos e traz grandes vantagens para os empresários é o contrato de locação de veículo.

Por meio dessa alternativa, a empresa consegue gerir seus ativos e alocar os recursos de acordo com a sua demanda. Como resultado, a produtividade aumenta e a empresa consegue grandes economias ao longo dos meses, sem correr o risco de ter prejuízos com um bem que se desvaloriza anualmente ou com veículos parados.

Embora seja de fato uma excelente opção para as empresas, o contrato de locação de veículos merece uma atenção especial, e é necessário tomar alguns cuidados para não sair no prejuízo. Confira!

O que é contrato de locação de veículo?

Resumidamente, o contrato de locação de veículos nada mais é do que a contratação de um serviço onde uma empresa aluga um ou mais veículos para sua operação, de modo que não tenha que comprar um veículo nem arcar com os custos de manutenção para compor a sua frota.

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Quais as vantagens do contrato de locação de veículo?

Locação assertiva

Por meio do contrato de locação, a empresa consegue aumentar e diminuir a frota de acordo com sua demanda: se a necessidade de veículos aumenta, ela pode contratar mais veículos, assim como pode diminuir a quantidade de veículos da frota caso seja necessário, sem ter que ficar com carros e caminhões parados e sem uso.

Como funciona o contrato de locação de veículo para frota: com a demanda correta em mãos, a empresa pode contratar a quantidade exata de veículos que necessita naquele momento
com a demanda correta em mãos, a empresa pode contratar a quantidade exata de veículos que necessita naquele momento

Otimização das atividades

Com esse tipo de contrato, a responsabilidade de cada veículo é da própria locadora, o que diminui as chances de carros parados por falta de revisão ou manutenção, além de também ser uma grande forma de economizar com esses serviços ao longo dos anos.

Despesas controladas

Quando uma empresa possui sua frota própria, além de ter um custo extra mensalmente com a manutenção dos seus veículos, seguros e encargos obrigatórios, custos extras podem acabar surgindo com a necessidade de reposição de peças que não estavam previstas.

Com um contrato de locação de veículos, a empresa sabe exatamente quanto irá gastar mensalmente com essa despesa, tendo um valor fixo e sem surpresas.

Leia também: Como funciona a depreciação e desvalorização de veículos em frotas?

Como funciona o contrato de locação de veículo para frota?

Para realização do documento, a empresa deverá entrar em contato com a locadora e definir quais são os veículos e quantidades necessárias, e solicitar orçamento da locação durante o período pré-estabelecido em contrato. O contrato é uma forma de evitar mal-entendidos e quaisquer prejuízos para ambas as partes.

Como funciona o contrato de locação de veículo para frota: a locação de veículos é feita por meio de um contrato com empresas especializadas
a locação de veículos é feita por meio de um contrato com empresas especializadas

Antes que o contrato seja assinado, a locadora normalmente faz um estudo completo e avalia informações como modelos dos veículos solicitados, finalidade dos serviços prestados, perfil de uso dos automóveis e a quilometragem que farão durante o período.

É a partir dessas informações que a empresa consegue chegar a um valor para o contrato, calculando todos os custos com manutenção e variáveis.

Como diminuir os riscos de prejuízos para esse tipo de contrato

Mobilização e entrega de veículos

Um dos principais termos que merecem atenção extra na hora de assinar esse tipo de contrato é a mobilização dos veículos locados. Ou seja, quando a locadora se responsabiliza pela compra de veículos novos na montadora para preparar e customizar os veículos com a identidade visual da sua empresa.

fique atento às cláusulas sobre  a customização de veículos
fique atento às cláusulas sobre a customização de veículos

Caso exista essa cláusula em contrato, fique de olho nas variáveis que estão descritas no contrato e prazo de entrega de cada veículo, assim como regularização e pagamento de taxas, que ficam de responsabilidade de empresa de locação. Ou seja, você deve receber os veículos prontos para serem usados.

Manutenção e assistência emergencial

Leia no contrato como está disposta a cláusula de controle de manutenção, incluindo as preventivas e corretivas, e quais oficinais são credenciadas para realizar revisões e consertos, além de ficar de olho se a empresa de locação se responsabiliza por esses custos.

Caso no seu contrato não tenha nenhuma cláusula sobre serviços de assistência emergencial, exija que a empresa informe em contrato a respeito do acionamento do recurso, incluindo quem será responsável pelos custos e quais custos estão incluídos, como reboque, assistência ao condutor e quais regiões do país essa cobertura abrange.

Gestão de sinistros

Outro ponto importante para se atentar é quanto às regras de proteção veícular e de terceiros em casos de roubos, avarias, furtos e acidentes.

O contrato deve incluir uma cláusula assegurando a empresa locatária sobre a disponibilização de veículos reservas em casos de reparo, assim a empresa não sofrerá grandes impactos durante suas atividades com a falta de algum veículo.

Multas

Também é importante ficar de olho em quem fará a gestão e pagamento de possíveis multas enquanto o veículo estiver sob responsabilidade da empresa locatária. No contrato deverá estar explícito informações como: 

  • quem arcará com os custos;
  • como a cobrança será repassada para a empresa;
  • como a transferência de pontos para o condutor responsável pela infração será realizada.

É possível fazer a gestão de frotas em veículos locados?

A gestão de frota pode ser feita em qualquer veículo, incluindo os que estão ligados, já que é uma forma de aumentar a segurança do patrimônio e aumentar a produtividade da empresa.

Como funciona o contrato de locação de veículo para frota: é possível fazer a gestão de frotas também de veículos locados
é possível fazer a gestão de frotas também de veículos locados

Para isso, poderão ser utilizados os sistemas de gestão de frota dos veículos alugados para controle de velocidade, verificação do cumprimento de rotas, paradas e gestão de mercadorias, sendo interessante conversar sobre isso com a locadora antes de aplicar nos veículos locados.

Leia também: Tudo sobre rastreamento de carga e como essa tecnologia funciona

Agora que você viu como  funciona o contrato de locação de veículo para frota, ficou mais fácil entender quais os benefícios de contratar o serviço de locação de carros e caminhões para sua empresa.

Porém, tenha em mente que em alguns casos o processo pode ser burocrático e gerar várias dores de cabeça, especialmente em desrespeito a multas e avarias, que devem estar bem especificados em contrato.

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